Delegiertenversammlung
Die 74 Mitglieder umfassende Delegiertenversammlung ist das oberste beschlussfassende Organ des Verbandes. Sie setzt sich u. a. zusammen aus Delegierten der Caritaskonferenzen der katholischen Pfarreien und Seelsorgeeinheiten, aus Vertretern der in Hamm ansässigen Fachverbände der Caritas, der persönlichen und korporativen Mitglieder, der in Hamm tätigen caritativen Vereinigungen und Orden, den Mitgliedern des Caritasrates und dem Vorstand. Zu den Aufgaben dieses auf vier Jahre gewählten Organs gehören u. a. die Wahl und Entlastung des Caritasrates sowie die Entlastung des Vorstandes. Dazu nimmt es den Tätigkeitsbericht des Caritasrates und Vorstandes sowie des festgestellten Jahresabschlusses einmal im Jahr entgegen.
Caritasrat
Florian Rösner
Der Caritasrat besteht aus neun katholischen Mitgliedern sowie jeweils einem auf Vorschlag des Caritasrates vom Erzbischof in Paderborn und dem Bischof in Münster bestellten Priester aus dem Verbandsgebiet mit beratender Stimme. Die übrigen Caritasratsmitglieder werden von der Delegiertenversammlung für jeweils vier Jahre gewählt. Die Mitglieder des Vorstandes nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen teil. Der Caritasrat wählt unter sich den Vorsitzenden und dessen Stellvertreter. Vorsitzender des Caritasrates ist Florian Rösner, seine Stellvertreterin ist Nicole Potthoff. Der Caritasrat hat die Aufgabe, über alle wichtigen Verbandsangelegenheiten zu beraten und zu beschließen. Dazu gehören insbesondere die Festlegung der strategischen Ziele und die Überwachung des Vorstandes. Weiterhin bestellt der Caritasrat den Vorstand.
Vorstand
Der hauptamtliche Vorstand ist für alle Angelegenheiten des Verbandes zuständig, soweit sie nicht satzungsmäßig einem anderen Organ des Verbandes übertragen sind. Er wird für je fünf Jahre vom Caritasrat bestellt und vom Caritasverband für das Erzbistum Paderborn e.V. bestätigt. Vorstand ist Elmar Marx.
Der Vorstand ist Dienstvorgesetzter aller hauptamtliche Mitarbeiter und verantwortlich u. a. für die Finanzen, die Immobilien, Baumaßnahmen und für ein sachgerechtes Funktionieren aller Bereiche. Von ihm werden Aufgaben auf weitere Führungs- und Leitungskräfte übertragen. In der Geschäftsstelle wird er in den Abteilungen Finanzen und Personal durch fachkundige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt. Der Vorstand bereitet die Sitzungen des Caritasrates vor und unterrichtet diesen über alle grundsätzlichen Verbandsangelegenheiten. Näheres wird in der vom Caritasrat festgelegten Geschäftsordnung geregelt.